Google Drive Parte 2

Hojas de cálculo y Formularios.

Hojas de Cálculo.

Google Drive hojas de cálculo te permite realizar una variedad de acciones que te pueden ayudar mucho en tu trabajo diario y ello sin tener que desembolsar dinero por una aplicación de hojas electrónicas ya que es totalmente gratuito.

Una vez tengas acceso a la aplicación puedes leer en Google Drive y su hoja de cálculo y dar los primeros pasos.

Después puedes empezar introduciendo datos para realizar una tabla, esta acción es exactamente igual en todas las hojas electrónicas. Así puedes leer sobre ello en Introduce datos en una hoja de cálculo y empezar a practicar.

Otra manera para introducir datos en tus hojas es hacerlo a través de un formulario, con Google Drive tienes esta opción y puedes saber más sobre ello leyendo el artículo Formulario y hoja de cálculo para realizar encuestas

Una utilidad muy necesaria en tu hoja de cálculo es introducir un gráfico, los gráficos pueden ser de diferentes tipos y puedes optar por multitud de ellos en Google Drive.

También te será de gran ayuda trabajar conplantillas de Google Drive que vienen prediseñadas en la aplicación, así puedes elegir entre multitud de temáticas desde Calendarios o gráficos, hasta presupuestos y otras muchas, este enlace te lleva a lacolección de plantillas de Google Drive.

Fuente: http://hojasdecalculo.about.com/od/Software_hojas_de_calculo/a/Google-Docs-Hojas-De-C-Alculo-Gratis-Y-Online-Trabaja-Desde-Cualquier-Ordenador.htm

Por otra parte en tu día a día quizás te interese tener un acceso directo en tu escritorio a Google Drive, esto es fácil y te ayuda a acceder más rápidamente a este programa si lees en Acceso directo a hoja de cálculo Google Drive puedes aprender cómo hacerlo.

Finalmente te recomiendo igualmente usar este programa de Google Drive de forma offline y así poder trabajar en tu ordenador con las hojas creadas sin tener que estar conectado todo el tiempo.

Existen otros cuantos programas de hojas electrónicas tanto gratuitos como de pago, además del conocido Excel, tienes Numbers para Mac, Calc de OpenOffice,Gnumeric… puedes pinchar en cada uno de los enlaces para conocer un poco más sobre ellos.


Formulario.

Formularios de Google te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente.

Formularios de Google puede conectarse a hojas de cálculo de Hojas de cálculo de Google. Si hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las respuestas se enviarán automáticamente a la hoja de cálculo. De no ser así, los usuarios pueden verlas en la página "Resumen de respuestas", accesible desde el menú "Respuestas".

Puedes crear un formulario desde Drive o a partir de una hoja de cálculo existente.

Cómo crear un formulario desde Drive:

• Ve a Drive en drive.google.com.

• En la nueva versión de Drive, haz clic en Nuevo en la esquina superior izquierda, coloca el cursor sobre Más y elige Formularios de Google. En la versión clásica de Drive, haz clic en el botón Crear en la esquina superior izquierda y luego en Formulario.

• Una vez dentro del Google Drive, comenzaremos con la creación del formulario. Para ello hacemos click en el botón Crear y en la opción Formulario del menú desplegable.

• Google nos abre ahora una nueva pestaña donde podemos construir nuestro formulario.
  Podemos ver ya el título puesto (que podemos modificar si así lo deseamos) y aparece un
  bloque donde introduciremos la primera consigna del trabajo práctico, evaluación, encuesta o lo que estemos haciendo.

• Como mencionamos antes, tenemos muchas formas de presentar tanto la consigna, como la forma que los alumnos tienen de responder. Así, podemos hacer que la respuesta a la consigna tenga que ser un texto corto (un par de palabras) o un párrafo y también podemos hacer consignas con respuestas “predefinidas” tipo opción múltiple, verdadero o falso, elegir la correcta de una lista y algunas otras. En este ejemplo vamos a usar preguntas o enunciados cuya respuesta sean del tipo:

Texto: el alumno ingresa unas pocas palabras (lo vamos a usar en particular para la primera consigna donde el alumno tendrá que ingresar su nombre y apellido y podamos entonces tener el nombre de cada alumno con sus respuestas)

Test: el típico enunciado de opción múltiple con una sola opción correcta

Cuadrícula: nada más parecido al “unir con flechas”, donde hay dos conjuntos de elementos (uno en

filas y el otro en columnas) y hay que vincular cada elemento de la fila con un único elemento de la

columna. Un caso particular de esto son los ejercicios tipo “verdadero o falso”.

Elegir de una lista: es de los típicos menús desplegables donde se presiona una flecha y aparecen las opciones entre las cuales hay que elegir una.

• Queremos entonces que lo primero que complete el alumno sea su nombre y apellido, con lo que entonces hacemos que la primera pregunta sea justamente esa: que en un cuadro de texto el alumno ingrese sus datos. En el bloque de la primera pregunta, seleccionamos “Texto” en el menú “Tipo de pregunta”. El bloque cambia y nos muestra un primer campo “Título de la pregunta” donde ingresamos la consigna de lo que debe hacer el alumno en esa pregunta; en nuestro caso podemos escribir algo como “Ingresá tu nombre” o algo así. Nosotros pondremos simplemente “Nombre y Apellido”. Debajo de este campo tenemos la opción de agregar un “Texto de ayuda” que le aparecerá al alumno como guía de lo que tiene que hacer, dónde puede buscar la información que necesita,etc. Como creemos que nuestros alumnos saben sus nombres, aquí lo dejamos en blanco. Finalmente, podemos hacer que la pregunta sea obligatoria tildando en la casilla correspondiente. De este modo, el alumno no podrá enviar sus respuestas si no completó la consigna en cuestión. Esto significa, para esta consigna, que nunca mas tendremos que preguntar “de quién es esta hoja sin nombre?” ;)

• Cuando estamos conformes con la consigna, le damos OK y Google ya registrará ese punto en el formulario, dándonos la opción de modificarla, duplicarla o eliminarla (arriba a la derecha de cada bloque) o de agregar una nueva pregunta o consigna.

Todavía no preguntamos casi nada, así que agregamos una nueva consigna, haciendo click en “Agregar elemento”.

• Probemos ahora hacer una consigna de opción múltiple, para ello en “Tipo de pregunta” del nuevo bloque (o directamente al agregar el nuevo elemento) elegimos la opción “Tipo test”.

• Los dos primeros campos son iguales que en el caso anterior, con lo que completamos con la pregunta y (si queremos) con alguna ayuda. Los campos siguientes corresponden a las opciones que queramos que aparezcan y los vamos completando conforme avanzamos. (por cada vez que empecemos a escribir en el último campo de la lista, aparecerá uno nuevo por debajo en caso que deseemos agregar más). Al igual que en el caso anterior, podemos hacer que esta pregunta/consigna sea de respuesta obligatoria o no y una vez que tengamos todo como nos gusta le damos a OK y podemos seguir con otra consigna.

• Seguimos en nuestro ejemplo agregando una nueva pregunta tipo elección múltiple de la misma forma que hicimos con la anterior.

• Probemos ahora agregar una nueva consigna, pero de otro tipo (algo así como un unir con flechas, similar al verdadero o falso). Agregamos un nuevo elemento (de la misma forma que con las consignas anteriores) y seleccionamos “Cuadrícula” en el menú “Tipo de pregunta”. 6

• Vemos que aparecen los mismos campos para introducir la pregunta y la ayuda y por otro lado hay una lista de filas y columnas. En las filas se agregan los elementos del primer grupo que el alumno deberá relacionar con los del segundo (que se agregan como columnas). Como en el caso de opción múltiple (Tipo test) cada vez que agreguemos una nueva fila (o columna) se incluye una adicional debajo por si queremos continuar (si no queremos usarla, simplemente la dejamos en blanco). Finalizado, le damos al botón OK.

• Recordemos que en cualquier momento podemos volver a las preguntas anteriores para verificarlas, modificarlas, eliminar alguna o cambiar de orden (haciendo click en el borde superior del bloque y manteniendo presionado arrastramos hacia la posición deseada). Asimismo, en cualquier instancia podemos ver cómo va quedando nuestro formulario haciendo click en la opción “Ver el formulario publicado” en la barra superior del área de trabajo. 

• Al acceder a la vista del formulario, una nueva pestaña se abre que nos permite ver cómo está quedando y cómo será visto por los alumnos con los contenidos que incluimos hasta el momento. Podemos volver a la pestaña de edición haciendo click en ésta o bien cerrando la del formulario que estamos viendo.

Fuente: http://difusion.df.uba.ar/ConectarIgualdad/Tutorial%20formularios%20google%201.pdf

•  Agreguemos una última consigna/pregunta en nuestro trabajo práctico y aprovechemos para usar un tipo nuevo de respuestas: Elegir de una lista.

Fuente: http://difusion.df.uba.ar/ConectarIgualdad/Tutorial%20formularios%20google%201.pdf

• Nuevamente, como en casos anteriores completamos con la pregunta y eventualmente la ayuda e incluimos las opciones que queremos que aparezcan en la lista, finalizado lo cual de damos OK.

Fuente: http://difusion.df.uba.ar/ConectarIgualdad/Tutorial%20formularios%20google%201.pdf

• Supongamos que queremos terminar aquí el formulario (aunque podríamos seguirlo, hacer que tenga múltiples páginas, que las páginas siguientes dependan de las respuestas de la actual, etc.) tenemos una última serie de opciones para completar como agregar el mensaje que le aparecerá al alumno una 8 vez que termine de responder las preguntas, permitir que el alumno modifique sus respuestas una vez “entregado” el trabajo o permitir que el alumno complete otro formulario o permitir que el alumno vea las respuestas recibidas hasta el momento.

• Una vez que estamos listos (igual, a no preocuparse que todo se puede modificar después en caso de no estar conformes), le damos a “Enviar formulario” y nos aparecerá una nueva ventana dándonos diversas opciones para distribuir el formulario a los alumnos: podemos compartirlo mediante redes sociales, enviarlo por mail o copiar el vínculo para ser vinculado en un sitio web, blog o enviarlo posteriormente por mail. Elegimos el modo de distribución (o copiamos el vínculo) y le damos OK.

• Ya casi estamos! Una vez que publicamos el formulario, tenemos que decidir cómo queremos obtener las respuestas de los alumnos. En caso de que se trate de nuestro primer formulario, tras confirmar el envío aparecerá una ventana para que decidamos qué hacer. Podemos hacer que las respuestas aparezcan en un nuevo archivo de planilla de cálculo o en una hoja de un archivo existente (en cuyo caso, deberemos seleccionar cuál dentro del disco de Google). En nuestro caso, elegiremos una hoja nueva y le daremos al botón “Crear”. 9

• En caso de que no aparezca esta ventana, la buscamos en la barra superior del formulario, en el menú “Respuestas” seleccionando la opción “Seleccionar destino de las respuestas”

LISTO! Ahora veamos cómo ver las respuestas de los alumnos. Cuando los alumnos reciben nuestro

mail, (o entren a la página donde pegamos el vínculo), haciendo click en el vínculo entrarán a la página

donde Google aloja el formulario que creamos donde cada alumno completará sus datos y las respuestas a las consignas que establecimos.

Por nuestra parte, accediendo a nuestra cuenta Google, en el disco virtual (Google Drive) aparecerá

junto al archivo del formulario que creamos un nuevo archivo con el mismo nombre del formulario con el agregado de “(respuestas)”.

Si abrimos ese archivo, veremos las respuestas que aportaron quienes hayan completado el formulario

(Trabajo Práctico, Evaluación, etc.) en una planilla de cálculo que irá creciendo a medida que más alumnos completen el formulario.

Fuente: http://difusion.df.uba.ar/ConectarIgualdad/Tutorial%20formularios%20google%201.pdf

Alternativamente, podemos ver estadísticas de las respuestas aportadas accediendo al formulario, en el menú Respuestas y la opción Resumen de respuestas.

Fuente: http://difusion.df.uba.ar/ConectarIgualdad/Tutorial%20formularios%20google%201.pdf

Por último, a partir de la planilla de cálculo con las respuestas podés procesar, ordenar y seguir

trabajando sobre ellas y explotar las prestaciones de la planilla de cálculo (de Google o externa) para

obtener otros resultados que pueden resultarte de interés como estadísticas específicas a tu conveniencia o la corrección y calificación automática de los formularios recibidos.

Resumen.

Formulario:

Hoja de Cálculo: