Microsoft Excel parte 1

¿Qué es Excel?

Es un programa de hoja de cálculo que permite realizar cualquier tipo de operación matemática, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas más. Excel no solo trabaja con herramientas de cálculos, también incluye una serie de gráficos mejorados para realizar estadísticas visuales.

A diario, mientras utilicemos una computadora, muchos de nosotros hemos utilizado Excel alguna vez. Si eres un simple mortal, de seguro que has abierto Excel y has realizado un par de cálculos; pero si eres todo un profesional, Excel ha sido tu compañero inseparable por varios años.

En esta versión, Excel 2013 presenta una manera más limpia y fácil de trabajo con datos si antes creías que Excel era rápido, ahora te sorprenderás con las diversas cosas que puede hacer con tan solo un clic o un toque, si un toque, pues Excel está preparado para trabajar de manera táctil en PCs, Tablets o Smartphones.

13.2. Identificar los elementos de la interfaz

Inicie Excel 2013 siguiendo el método necesario para abrir el programa, por ejemplo si usa Windows 8, simplemente haga clic o un toque en el mosaico Excel 2013, si usa Windows 7, use la ruta ya conocida: Inicio | Todos los programas | Microsoft Office | Excel 2013. Una vez iniciado Excel 2013 lo primero que podrá ver es la Pantalla Inicio. Esta nueva característica ayuda a que usted pueda elegir rápidamente un archivo reciente o pueda comenzar a crear uno en blanco o desde una plantilla.

Nota: La Pantalla Inicio en las aplicaciones de Office 2013 es una opción activa en toda la suite. Prueba en desactivarla si aún desea trabajar como el modo Office 2010.

Fundamentos de Excel (II)

Una vez elegida una plantilla usted verá la ventana de la aplicación donde comenzará a trabajar con los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versión de Excel. La gran diferencia está en que ahora es más simple y contiene menos distracciones para que pueda comenzar a crear sus datos.

La Barra de título:

Muestra el nombre de la aplicación además del nombre del archivo actual. Por defecto la barra de título muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2013.

Botones de control:

A partir de esta versión, Excel posee tan solo un grupo de botones de operación Minimizar, Maximizar y Cerrar. Con esta nueva forma de trabajo ahora Excel permite revisar dos archivos diferentes en ventanas diferentes aumentando más su productividad si tiene dos pantallas.

Barra de herramientas de acceso rápido:

La Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel 2013. Esta Barra de herramientas presenta tres comandos comunes (Guardar, Deshacer y Rehacer). Puedes señalar cada comando y se mostrará el nombre y su método abreviado (si lo tuviese).

Entre las novedades de la Barra de herramientas de acceso rápido está el comando Modo Mouse/Toque. Esta herramienta permite adaptar la interfaz de Office 2013 para que pueda usar los dedos en lugar del mouse o viceversa. Recuerde que su pantalla debe tener característica multitoque para trabajar.

La Barra de herramientas de acceso rápido ayuda a organizar comandos que a menudo utilizamos para trabajar con nuestros archivos. Si lo desea, puede personalizar esta barra de herramientas agregando o quitando comandos.

La Cinta de Opciones:

Todos los comandos necesarios para trabajar con Excel 2013, se encuentran en la Cinta de opciones. En Excel 2013 la cinta de opciones aparece minimizada para que usted pueda dedicarse a trabajar con sus datos y no a ver las herramientas. A la izquierda de los botones de operación se encuentra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones.

Desde este desplegable podrá cambiar la presentación de su interfaz, pues podrá mostrar la cinta de opciones completa o solo sus fichas o también puede quitar por completo la cinta de opciones para obtener más espacio de trabajo.

La Cinta de opciones posee una interfaz amigable e intuitiva, pues basta con pensar en colocar una imagen o alguna tabla, y ya habrá pensado en la ficha Insertar, o posiblemente quiera corregir la ortografía, y de seguro pensó en la ficha Revisar.

Lo principal en una Cinta de opciones son sus fichas. Excel 2013 cuenta con 7 fichas que aparecen por defecto (Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista), además de contar con la ficha Programador (oculta por defecto), la ficha Complementos (solo cuando instala un programa de terceros) y las fichas que usted puede crear para personalizar la cinta de opciones. Y en esta versión se puede agregar fácilmente la ficha PowerPvot.

Cada ficha organiza sus comandos en grupos, por ejemplo, en la ficha Inicio los comandos para aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado se encuentran organizados en el grupo Fuente. Algunos grupos poseen un pequeño botón (al extremo derecho del nombre de grupo) que permite activar o desactivar algunos cuadros de diálogo o paneles.

El cuadro de Nombres:

El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero además es una manera rápida de dirigirse hacia una celda o rango de celdas. También el cuadro de nombres alberga los nombres de rangos aplicados a un rango o celda. La siguiente imagen muestra una lista de nombres de rango desde el cuadro de nombres.

La Barra de fórmulas:

En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí. La siguiente imagen muestra la Barra de fórmulas con una función en modo Edición.

Vistas de libro:

Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que necesite de diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página) se encuentran en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel (justo debajo de la barra de desplazamiento horizontal) y permiten un fácil acceso a las mismas.

Herramientas Zoom:

A la derecha de las vistas del libro se encuentran las herramientas Zoom. A diferencia de las vistas, las herramientas de Zoom permiten acercar o alejar la vista del libro actual.

Filas, Columnas y Celdas

Como parte de la interfaz de Excel 2013, debemos conocer lo que hay en una hoja de trabajo (celdas, columnas, filas y más). Pero no se preocupe, pues explicaremos con más detalles sobre las hojas de trabajo.

Encabezado de columna:

Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas.

Encabezados de fila:

Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila 1048576.

Celda y Celda Activa:

La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es grueso y de color verde bien pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa.

Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.

Etiquetas de Hoja:

Las etiquetas de hojas de cálculo muestran por defecto una o más hojas, los nombres para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.